Erklæring om datapolitik i forbindelse med rekruttering

1. Introduktion

Formålet med denne erklæring er at forklare, hvordan vi, Gunnebo, behandler personoplysninger om jobansøgere, og forklare de rettigheder, som ansøgere har i henhold til databeskyttelseslovgivningen. I denne erklæring refererer vi til denne type af information som "ansøgningsdata".

Denne erklæring gælder for ansøgninger, der indsendes via jobsider, LinkedIn, Gunnebos hjemmeside eller intranet samt ansøgninger via tredjepart såsom rekrutteringsbureauer og jobbørser. Den gælder også for ansøgninger indsendt ad andre kanaler såsom post og e-mail.

Vi henviser til nedenstående ordliste for en forklaring af de anvendte termer i denne policy.

2. Oversigt: Gunnebos 10 databeskyttelsesprincipper

Gunnebo følger Gunnebos 10 databeskyttelsesprincipper i forbindelse med ansøgningsdata:

  1. Fairness og transparens: Informer ansøgerne om, hvordan Gunnebo behandler deres ansøgningsdata.
  2. Lovlig behandling: Sørg for, at vi altid har en god og lovlig grund til at behandle ansøgningsdata.
  3. Formålsbegrænsning: Indsaml kun ansøgningsdata til et specifikt forretningsbehov hos Gunnebo. Hvis vi ønsker at genanvende ansøgningsdataene til et nyt formål, skal vi sikre, at de to er forenelige.
  4. Databegrænsning: Behandl kun de ansøgningsdata, vi har brug for, ikke flere.
  5. Præcision: Sørg for, at ansøgningsdataene forbliver præcise, fuldstændige og opdaterede.
  6. Opbevaring: Opbevar kun ansøgningsdata, så længe vi har brug for dem. Hvis vi ikke længere har brug for ansøgningsdataene, skal vi slette eller anonymisere dem.
  7. Sikkerhed: Beskyt Gunnebos ansøgningsdata mod at forsvinde eller blive stjålet. Sørg for, at også vores tjenesteudbydere beskytter vores ansøgningsdata.
  8. Personlige rettigheder: Giv personer ret til at se, korrigere eller slette deres ansøgningsdata eller gøre indsigelse mod, at de anvendes til bestemte formål.
  9. Overførsel af ansøgningsdata: Iværksæt sikkerhedsforanstaltninger, inden ansøgningsdata sendes ud af Europa.
  10. Ansvar: Gunnebo vil træffe foranstaltninger for at sikre, at vores behandling af ansøgningsdata overholder disse 10 databeskyttelsesprincipper.

3. Hvilke ansøgningsdata indsamler Gunnebo?

I rekrutteringsprocessen vil Gunnebo generelt kun indsamle ansøgningsdata, der er nødvendige for at vurdere, hvordan du passer til den stilling, du har søgt. Dette kan inkludere følgende kategorier:

  • Oplysninger, du giver for at opsætte en konto ("profil") på jobsider, f.eks. din e-mailadresse;
  • Oplysninger, du giver for at søge en stilling hos Gunnebo, og som fortæller, hvem du er og tegner et billede af dine kompetencer og egnethed til bestemte stillinger, såsom dit navn, kontaktoplysninger, nationalitet, professionelle kvalifikationer, tidligere ansættelser, personlige interesser, erfaring og en kopi af dit CV;
  • Oplysninger indsamlet af Gunnebo i forbindelse med rekrutteringsprocessen, såsom dine resultater på assessment-centre, i jobsamtaler eller i andre vurderingssituationer og oplysninger tilvejebragt af dine bedømmere; og
  • Oplysninger relateret til din brug af vores hjemmeside, f.eks. din IP-adresse. Disse oplysninger kan blive indsamlet ved brug af cookie-teknologi. Yderligere information om, hvordan Gunnebo anvender cookies, findes i vores Politik om beskyttelse af personlige oplysninger på hjemmesiden .

    Personoplysninger om lovovertrædelser eller sundhedsforhold vil kun blive søgt indhentet, for så vidt som den lokale lovgivning tillader det.

    Vi vil angive, om den information, vi beder om, er obligatorisk eller valgfri.

4. Hvad gør Gunnebo med dine ansøgningsdata?

Hovedformålene, som vi anvender ansøgningsdata til, omfatter at:

  • Understøtte og behandle din jobansøgning, bl.a. med det formål at vurdere dine evner til at leve op til stillingens krav, så vi kan udarbejde en liste over de bedst egnede ansøgere og bekræfte referencer og professionelle kvalifikationer, som de pågældende ansøgere angiver;
  • Forbedre vores ansøgningsprocess, f.eks. for at sikre, at vores hjemmeside, intranet og jobsideportal er brugervenlige og indeholder relevante og nyttige informationer; og
  • [Sikre, at vores adfærdskodeks overholdes f.eks. for at sikre, at vi lever op til vores værdier og ikke mindst for at holde øje med, at vi giver lige muligheder.]

    I rekrutteringsprocessen vil vi eventuelt verificere de ansøgningsdata, du indsender, og/eller indsamle personoplysninger om dig fra andre kilder som led i vores kontrol inden ansættelsen. Dette kan indebære kontrol af dine kvalifikationer, direktør-/bestyrelsesposter, økonomiske historik (f.eks. konkurser) og evt. din straffeattest. Hvis dette sker:
  • Du vil på forhånd blive orienteret om, hvilke dele af dine ansøgningsdata der vil blive verificeret, herunder med en forklaring af hvordan kontrollen inden ansættelsen vil blive udført; og
  • Oplysninger om lovovertrædelser (såfremt sådanne indsamles) eller sundhedsforhold vil kun blive indsamlet via officielle, autoriserede kilder og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

    For så vidt som det er nødvendigt og relevant i relation til den stilling, du har søgt, vil vi eventuelt også forlange, at du aflægger en narkotika- og alkoholtest, inden du påbegynder arbejde hos os.

    VIGTIGT: Hvis du oplyser, at du ikke har ret til at arbejde i det land, hvori du søger en stilling, vil systemet automatisk fravælge din ansøgning, og den vil ikke blive vurderet af Gunnebo. Men hvis du ønsker at forklare dine forhold over for os, bedes du kontakte os via de kontaktoplysninger, der fremgår af nedenstående afsnit 9.

    Gunnebo vil kun behandle dine ansøgningsdata i det omfang, vi har lovhjemmel til at gøre det. Gunnebos behandling af ansøgningsdata sker generelt, fordi de er nødvendige for vores beslutning om at indgå en ansættelseskontrakt med dig. Derudover kan visse former for databehandling finde sted på basis af dit samtykke (som du har ret til at trække tilbage), eller fordi det er nødvendigt for at overholde en lovmæssig bestemmelse eller give os mulighed for at forfølge vores legitime forretningsmæssige interesser (f.eks. i det omfang det er nødvendigt for at forstå vores ansøgere så udførligt, at vi kan foretage en effektiv rekruttering).

5. Hvem får adgang til dine ansøgningsdata?

a.       Hos Gunnebo

Gunnebo begrænser adgangen til ansøgningsdata til personer hos Gunnebo, der har brug for at kende de pågældende informationer. Bestemte personer hos Gunnebo vil f.eks. have adgang til dine ansøgningsdata, så de kan behandle din jobansøgning og styre rekrutteringsprocessen.

b.      Uden for Gunnebo

Gunnebo deler ansøgningsdata med autoriserede tredjepartstjenesteudbydere som led i udførelsen og styringen af rekrutteringen. Vi deler f.eks. eventuelt dine personlige oplysninger med disse tjenesteudbydere med det formål at vurdere og verificere din ansøgning og de oplysninger, du har givet til Gunnebo. Dette indebærer verificering af akademiske og professionelle kvalifikationer.

Gunnebo vil generelt kun videregive dine ansøgningsdata til tredjeparter uden for Gunnebo og Gunnebos leverandører:

  • når loven kræver det;
  • som respons på en legitim forespørgsel om hjælp fra politiet eller andre retshåndhævende myndigheder; og
  • med det formål at indhente juridisk rådgivning fra Gunnebos eksterne advokater eller i forbindelse med retssager, der inkluderer tredjepart.

6. Hvor længe vil Gunnebo opbevare dine ansøgningsdata?

Vi opbevarer dine ansøgningsdata i overensstemmelse med vores interne policyer og procedurer herfor. Hvis du ikke har haft succes med din jobansøgning til os (eller hvis du afslår stillingen), vil dine ansøgningsdata typisk blive slettet inden for [6-18 måneder] (afhængigt af jurisdiktion) som led i overholdelsen af de lovmæssige krav og med det formål at kunne kontakte dig igen, hvis der viser sig en anden passende stilling. Hvis du ønsker yderligere information om opbevaringen af dine ansøgningsdata, bedes du kontakte os.

Hvis din jobansøgning lykkes, og du ansættes hos Gunnebo, vil vi opbevare dine personoplysninger i overensstemmelse med vores interne retningslinjer og procedurer for dataopbevaring. Du vil få yderligere information, når du tiltræder.

7. Hvor opbevarer Gunnebo dine ansøgningsdata?

Ansøgere skal vide, at deres ansøgningsdata kan overføres til og opbevares et sted uden for deres bopælsland, der kan have mindre strenge – eller slet ingen – databeskyttelseslove i forhold til dem, der gælder i deres bopælsland. De kan også blive behandlet af personale, der agerer uden for deres bopælsland, og som arbejder for os eller en af vores leverandører, f.eks. med tilvejebringelsen af understøttende ydelser.

Hver gang vi overfører dine ansøgningsdata til steder uden for dit bopælsland, vil vi træffe juridisk nødvendige foranstaltninger for at sikre tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte dine ansøgningsdata samt sørge for, at de behandles sikkert og i overensstemmelse med denne erklæring. Hvis du befinder dig i et EØS-land eller Storbritannien, kan du kontakte os og få et eksemplar af sikkerhedsforanstaltningerne, som vi har iværksat for at beskytte dine ansøgningsdata og ret til privatliv under disse omstændigheder.

8. Benyttelse af dine rettigheder

Du har ret til at anmode om adgang til, korrigering eller sletning af de ansøgningsdata, som Gunnebo har om dig. Du har også ret til at gøre indsigelse mod eller begrænse visse typer af behandling af dine ansøgningsdata og anmode om at modtage en maskinlæsbar kopi af de ansøgningsdata, du har indsendt til Gunnebo. Husk at du kan opdatere dine kontaktoplysninger under din onlinekontoprofil.

Gunnebo vil tage individuel stilling til alle forespørgsler i forbindelse med benyttelsen af en af disse rettigheder. Der kan være omstændigheder, hvorunder vi ikke er lovmæssigt forpligtet til at efterkomme din forespørgsel på grund af lovgivningen i din jurisdiktion eller på grund af relevante juridiske undtagelser i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

9. Kontakt os

Via privacy@gunnebo.com kan du kontakte Gunnebos juridiske team, hvis der er mere, du ønsker at vide i forbindelse med denne erklæring, eller hvis du vil benytte dig af dine rettigheder som beskrevet i ovenstående afsnit 8.

Hvis du har betænkeligheder omkring den måde, Gunnebo har behandlet dine ansøgningsdata på, har du ret til at klage til din databeskyttelsesmyndighed. Vi vil dog råde dig til først at drøfte dine betænkeligheder med Gunnebo.

 

Senest opdateret 5.2.2018

 

Ordliste

 

AnsøgningsdataPersonoplysninger, der relaterer til jobansøgere.
Databeskyttelsesmyndighed Den relevante tilsynsmyndighed med ansvar for beskyttelsen af privatlivets fred og data inden for Gunnebos og/eller Gunnebo-koncernens jurisdiktion.
Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS) EØS omfatter alle EU-medlemslande samt Island, Liechtenstein og Norge. 
Personoplysninger Oplysninger, der relaterer til en identificeret eller identificerbar person (det vil sige data vedrørende Gunnebos ansatte, kontrahenter, ansøgere, ansatte hos leverandører, kunder, patienter, der anvender vores produkter, og personer, der anvender vores hjemmeside eller servicecentre).  Det inkluderer navn, adresser, e-mailadresser, jobansøgninger, brugerkontooplysninger og korrespondance. Personoplysninger kan også omfatte webbrowser-oplysninger (f.eks. data associeret med en bestemt cookie) og IP-adresser, når sådanne oplysninger kan forbindes til en person. 
Kontroller før ansættelsePersonoplysninger relateret til en potentiel Gunnebo-ansat, der er indsamlet fra andre kilder end kandidaten. F.eks. om direktør-/bestyrelsesposter, økonomisk historik, kvalifikationer og straffeattester.
Behandling En hvilken som helst håndtering af personoplysninger, herunder indsamling, opbevaring, adgang til dem, kombination med andre data, deling med tredjepart eller sletning.